Der Bauherr muss im Einzelnen nachweisen, welche tatsächlichen Leistungen erbracht worden sind und welches Entgelt er dafür bezahlen musste. Zudem ist anzugeben, ob die Berechtigung zum Vorsteuerabzug besteht und die Option gem. §9 UStG in Anspruch genommen wird. Die Rechnungsbeträge sind in Abhängigkeit von der vertraglichen Vereinbarung entweder stets als Nettobeträge (ohne) oder stets als Bruttobeträge (mit Mehrwertsteuer) aufzuführen. Die gewählte Berücksichtigungsart ist anzugeben. In der erteilten Bescheinigung ist dann ein Hinweis enthalten, ob es sich um Netto- oder Bruttobeträge handelt.
Für die Ausstellung der Bescheinigung gem. §7h EStG benötigt die Stadt prüfbare Unterlagen. Hierbei ist Folgendes zu beachten:
- Über die Rechnungen ist eine chronologische Auflistung beizufügen, in der Firma, Kurzbezeichnung von Leistung und Gegenstand, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag in Euro aufgeführt sind.
- Jede Einzelrechnung muss in der Liste aufgeführt werden. „Rechnungspakete”, in denen mehrere Rechnungen, Kassenzettel oder ähnliches zusammengefasst sind, können nicht anerkannt werden.
- Die vollständigen Originalrechnungen mit Vermerk der Baumaßnahme sind entsprechend der Auflistung zu ordnen. Die geleisteten Zahlungen sind nachzuweisen (Kontoabgänge). Nach Prüfung werden alle Originalbelege wieder zurückgegeben.
- Es dürfen nur die Beträge eingesetzt werden, die auch tatsächlich angefallen sind. In Anspruch genommene Skontoabzüge, anteilige Beiträge zur Bauwesenversicherung oder sonstige Abzüge sind kostenmindernd zu berücksichtigen.
- Hat der Bauherr eine pauschale Vergütung geleistet (z.B. an einen Generalunternehmer), muss er die erbrachten Leistungen in nachprüfbarer Weise beschreiben bzw. auflisten.
- Gebühren für Architekten und Ingenieure sowie Baunebenkosten (wie Baugenehmigungsgebühren und Prüfgebühren) gehören zu den begünstigten Aufwendungen.