Was macht eigentlich… der Digitalisierungsbeauftragte Jan Hüttenhölscher?
Rietberg. Das Wort »Digitalisierung« ist in aller Munde. Auch die Stadt Rietberg wird Stück für Stück immer digitaler. Das heißt: Bürgerinnen und Bürger können immer mehr Dinge von zu Hause aus am Computer erledigen, müssen nicht für jedes Anliegen ins Rathaus kommen. Hinter diesem Fortschritt steckt vor allem ein Mann: Jan Hüttenhölscher. Der 35-Jährige ist seit November 2019 der Digitalisierungsbeauftragte der Stadtverwaltung.
Nicht nur, dass es eine gesetzliche Vorgabe ist, den Bürgerinnen und Bürgern immer mehr Dienstleistungen digital anzubieten. Auch Bürgermeister Andreas Sunder und dem Beigeordnetem Florian Kapp ist die zunehmende Digitalisierung ein wichtiges Anliegen.
Dabei geht es – wie schon gesagt – einerseits darum, den Bürgern gewisse Dienstleistungen online zu ermöglichen. Andererseits sollen digitale Systeme auch den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Stadtverwaltung die Arbeit erleichtern.
Zunächst, seit 2013, war Jan Hüttenhölscher in der EDV-Abteilung der Rietberger Stadtverwaltung tätig. Als man im Rathaus den hohen Stellenwert und die Dringlichkeit des Digitalisierungsprozesses erkannte, wurde extra die Stelle eines Beauftragten für Digitalisierung eingerichtet. Seitdem ist Hüttenhölscher auf diesem Gebiet vorwiegend »Einzelkämpfer«. Er hat das sogenannte Serviceportal (https://serviceportal.rietberg.de/) konzeptioniert und vorbereitet. Dies ging vor drei Jahren online. Auf dieser Webseite finden Bürgerinnen und Bürger alle digitalen Dienstleitungen gebündelt. Angefangen mit der Möglichkeit den eigenen Hund online an- oder abzumelden über die Gartenwasserzählerstand-Mitteilung und dem Mängelmelder bis hin zu dem ganz frischen Online-Antrag für einen Fischereischein. Auch den eigenen Wohnsitz kann man inzwischen online an-, ab- oder ummelden. „Noch nutzen das nicht viele Bürgerinnen und Bürger“, sagt Jan Hüttenhölscher. Von den 166 Wohnsitzanmeldungen im Juni 2026 sind lediglich 3,6 Prozent online erfolgt. Aber er ist fest davon überzeugt, dass dieser Anteil stetig wachsen wird. „Das muss sich erst herumsprechen.“ Eine Hürde ist vielleicht, dass sich Bürgerinnen und Bürger zunächst registrieren müssen, also eine Bund-ID anlegen. Mit diesem Account sind dann aber auch Online-Dienstleitungen beim Bund, beim Land und anderen Städten und Gemeinden möglich.
Das Serviceportal einzurichten ist die größte auch für Außenstehende sichtbare Errungenschaft der städtischen Digitalisierung. Nach innen, also in die Stadtverwaltung hinein, wirkt indes das Dokumenten-Management-System (DMS). Das heißt, alle Papiere werden nur noch digital abgelegt. Ältere Schriftstücke werden nach und nach eingescannt. „Dauerhaft wollen wir weg von den zahlreichen Akten“, sagt Hüttenhölscher. So haben alle Kolleginnen und Kollegen einfacheren Zugang zu allen Vorgängen – ohne dafür ins Nachbarbüro, in den Aktenkeller oder in ein anderes Verwaltungsgebäude laufen zu müssen. Nach und nach werden derzeit alle Abteilungen auf das DMS umgestellt. Schon jetzt wird die gesamte Post, die jeden Tag im Rathaus ankommt, zentral eingescannt und digital den richtigen Abteilungen zugestellt.
Und was kommt als nächstes?
Künftig soll der Austausch mit Bürgerinnen und Bürgern noch mehr digital laufen. So sollen Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit bekommen, ihre Daten auch online abzurufen. Wohlgemerkt: Das soll lediglich ein Angebot sein. Auf den persönlichen Austausch will man im Rathaus keinesfalls verzichten. Doch für viele Menschen kann das eine Hilfe sein. Wer immer dann im Beruf eingebunden ist, wenn das Rathaus geöffnet hat, ist darauf angewiesen, nach Dienstschluss seine Behördengänge erledigen zu könne. „Und das wollen wir verstärkt anbieten“, sagt Jan Hüttenhölscher.
Im Vergleich mit anderen Kommunen sieht der Fachmann die Stadt Rietberg gar nicht schlecht aufgestellt. „Manche sind da schon weiter, andere erst am Anfang“, weiß Rietbergs Digitalisierungsbeauftragter aus dem Austausch mit den Verantwortlichen aus anderen Städten und Gemeinden.
In Rietberg hatte man den Stellenwert früh erkannt. Seit Ende 2019 gibt es im Rathaus das Aufgabenfeld des Digitalisierungsbeauftragten –mit Jan Hüttenhölscher in Person. Vorab hat der gelernte IT-Administrator eine Weiterbildung zum IT-Projektleiter gemacht, was ihm heute zu Gute kommt. Er sieht die Digitalisierung stets als unterstützendes Werkzeug – um den Kollegen und den Bürgern das Leben zu vereinfachen. Dass dadurch im Rathaus Stellen gestrichen werden, weil weniger Arbeiten anfallen und alles schneller geht – das glaubt Jan Hüttenhölscher nicht. „Aber so machen wir uns als Verwaltung und auch als Arbeitgeber fit für die Zukunft.“